Dit artikel is geschreven voor de nieuwe maatregelen op 13 oktober bekend zijn gemaakt. De mogelijkheden voor fysieke evenementen zijn op dit moment dus anders dan hieronder wordt geschetst. Uiteraard biedt het wel inspiratie voor de toekomst en wij denken nog altijd graag met je mee over de mogelijkheden!
Al snel waren ze er bij Hotel en Congrescentrum Papendal van overtuigd dat het – ook met 1,5-meter afstand en passend binnen de maatregelen – mogelijk was om toffe evenementen te organiseren. ‘Maar dan moet je het nog wel laten zien!’, zegt Wouter Koorevaar, Senior Accountmanager Papendal. De afgelopen maanden kregen ze gelukkig van verschillende opdrachtgevers het vertrouwen om een mooi evenement voor ze te organiseren.
Papendal geeft je de ruimte
‘Eígenlijk kan bijna alles nog op Papendal, alleen met minder mensen. Gelukkig maar, want op een gegeven moment ben je ook wel klaar met wat er allemaal niet kan’, zegt Wouter. Op Papendal hebben gasten alle ruimte. Dit geldt voor de normale situatie, maar nu al helemaal!’ Met de prachtige ligging midden in het groen van de Veluwe is Papendal de ideale locatie voor uiteenlopende evenementen. Wouter: ‘We mogen momenteel minder gasten ontvangen dan onze eigenlijke capaciteit, maar groepen van 200 personen kunnen we nog prima ontvangen. Gecombineerd met de 151 hotelkamers maakt dat ons ontzettend interessant voor meerdaagse evenementen voor middelgrote groepen.’
Live én hybride evenementen
De afgelopen maanden heeft Hotel Papendal een aantal mooie evenementen mogen organiseren. Live én hybride. Een mooi voorbeeld is het iBestuur Congres, waar Wouter graag over vertelt: ‘Het iBestuur Congres was voor ons dit jaar een terugkerend evenement. Dit jaar bleek een uitdaging, want het congres was in eerste instantie precies gepland middenin de chaos van de eerste golf.’ De manier waarop Papendal het iBestuur Congres in samenwerking met de opdrachtgever passend binnen de heersende maatregelen heeft weten aan te passen, is een perfecte illustratie van de flexibiliteit van het team van Papendal.
Helemaal up to date
‘Met bijna 1000 bezoekers en een Olympisch thema, zou het een bijzonder congres worden. De plannen voor de 2020-editie waren al in verre mate gevorderd, maar Corona gooide dus roet in het eten. Toch was de organisatie vastbesloten het congres door te laten gaan’, vertelt Wouter. Samen met Papendal bedachten ze een manier om het evenement op hybride wijze te laten plaatsvinden. Wouter: ‘Onze technische infrastructuur is een van de eerste dingen die we samen met AV-partner Avex hebben gefinetuned. We waren dus al helemaal up to date voor het organiseren van hybride evenementen.’
Volledig digitaal
Twee weken voor het uiteindelijke evenement werd er toch besloten het congres volledig digitaal te organiseren. ‘Maar met 53 sessies, 150 sprekers en 40 technici was het alsnog een hele productie op locatie, met een enorm strakke planning’, vertelt Wouter. Zo was de Skybox omgebouwd tot televisiestudio voor de plenaire sessies en werden de break-outsessies gepresenteerd vanuit 11 tot studio omgebouwde zalen verspreid over het terrein. Wouter: ‘De afgelopen tijd hebben we gelukkig veel ervaring opgedaan met zowel hybride als volledig digitale evenementen. De grote diversiteit aan ruimtes op Papendal leent zich dan ook prima voor zo’n uitgebreid programma.’ Evenementen waren sowieso altijd al maatwerk op Papendal, maar de afgelopen maanden waren letterlijk een spoedcursus flexibiliteit’, lacht hij. ‘Met 1000 logins en 750 actieve deelnemers was het congres een groot succes. Ook de sprekers op locatie waren erg blij elkaar weer even live te zien. Die energie, daar haal je het uit!’
Heb jij ook een ideale locatie voor vergaderingen of andere zakelijke bijeenkomsten? Wij zetten in op versterking van de vraag en het werven van leads voor congressen en meetings die passen binnen de focusthema’s: Health & hightech, food, energie & milieutechnologie en duurzaamheid in een groene omgeving. Profiteer mee van dit netwerk en van onze actieve promotie. Neem contact op met een van onze accountmanagers, zij helpen je graag verder.
Tekst: Mahlee Plekker
Foto’s: Jiri Büller