De MICE-sector heeft het zwaar en wordt hard geraakt door de coronacrisis. Grote en kleine congressen, meetings en vergaderingen worden geannuleerd of uitgesteld, met enorme gevolgen voor de sector. Een MICE-jaar zonder voorjaar en een hoge onzekerheid over de naderende start van het seizoen vanaf september zorgen ervoor dat we maximaal moeten inzetten op duurzaam herstel. Dit is de tijd voor meeting- en eventplanners, locaties en dienstverleners om (samen) na te denken over de invulling van bijeenkomsten na de crisis en de voorwaarden waaronder de industrie met succes weer kan worden opgestart. Wij denken daarin graag met jullie mee.
Wat zijn de (internationale) verwachtingen voor hoe congressen, meetings en vergaderingen eruit gaan zien na de coronacrisis?
- Risicobeoordeling en voorbereiding op noodsituaties moeten worden opgenomen in de strategie voor de planning en uitvoering van ieder evenement of bijeenkomst. Stel een crisiscommunicatieplan op, zodat de organisatoren van evenementen snel en via meerdere kanalen alle belanghebbenden kunnen bereiken.
- Veiligheidstips moeten worden gedeeld met de deelnemers om te laten zien dat de locatie veilig is; bijvoorbeeld via social media, online video’s, maar uiteraard ook op de locatie zelf. Aangetoonde verantwoording door locaties om toewijding aan netheid en hygiëne te tonen wordt gewaardeerd en aanwezigen kunnen zich comfortabel voelen bij het zien van huishoudpersoneel dat de locatie zichtbaar schoonmaakt, in plaats van achter de schermen. Postillion organiseert op 2 juni een eerste anderhalvemetercongres om bovenstaande maatregelen in te schatten en de impact op de MICE-sector te bespreken. Bekijk hier hoe ze dat doen.
- Richt een ruimte in die gebruikt kan worden om personeel of deelnemers die ziek worden op het evenement te isoleren.
- EventPlatform heeft een protocol opgesteld met daarin richtlijnen voor opdrachtgevers, organisatoren, accommodaties, toeleveranciers en bezoekers van zakelijke bijeenkomsten. Download het protocol hier.
Wat zijn de (internationale) verwachtingen voor hoe congressen, meetings en vergaderingen eruit gaan zien op korte termijn?
- Een combinatie van fysiek aanwezig zijn en live-video verbindingen. Ook voor deelnemers die zich nog niet op hun gemak voelen om live aanwezig te zijn. Of omdat door internationale reisrestricties dat wellicht nog niet mag. Zo biedt Van der Valk Hotel Nijmegen Lent de combinatie tussen een live-event (waarbij de RIVM-richtlijnen gehanteerd worden) + een live-stream als dienstenpakket aan. Bekijk hier wat dat inhoudt.
- Hoe zorg je voor een veilige situatie ter plekke? Doe je aan triage (vragen of iemand of familieleden klachten hebben)? Of check je bij binnenkomst de temperatuur van alle deelnemers?
- Komt er een soepeler annuleringsbeleid als blijkt dat het virus nog niet controle is en evenementen en bijeenkomsten misschien nog verder in de tijd verplaatst moeten worden?
- Zijn er grotere zalen nodig om aan de regels van social-distancing te kunnen voldoen? Of kunnen er gewoon minder mensen fysiek aanwezig zijn bij een congres of bijeenkomst op locatie?
- Er zullen vaste routes zijn op de locaties. Met duidelijke instructies vooraf waarbij de gehele visitor journey van een congresbezoekers onder de loep wordt genomen. Op deze manier is het voor een bezoeker van een congres of evenement duidelijk waar ze moeten parkeren, welke ingang specifiek voor hen bedoelt is, welk toiletgebouw ze kunnen gebruiken en in welk tijdslot ze van de lunch gebruik kunnen maken.
En wat zijn de verwachtingen voor de middellange termijn?
- Meer aandacht vanuit de organisatoren en de locaties voor duurzaamheid, gezondheid, milieuvriendelijkheid en welzijn.
- Verdere digitalisering van de processen rondom bezoekersregistratie. Door online te registreren, in te checken en het informatieproces rondom de visitor journey goed te stroomlijnen is minder fysiek contact op de locatie noodzakelijk.
- Door gewenning aan video-conferenties zullen met name kleinere meetings ook na de coronacrisis, in ieder geval nog een tijdje, worden doorgezet. Zo hebben bijvoorbeeld Microsoft en Facebook aangekondigd om in ieder geval tot juni 2021 geen evenementen met meer dan 50 externen te organiseren. De verwachting is dat virtuele evenementen nodig zullen blijven tot einde van 2020 en misschien zelfs in 2021.
- Voorziening van hygiëneproducten als handschoenen, desinfectiemiddel maar ook schoonmakers zullen bijdragen aan een gevoel van veiligheid voor deelnemers.
Volgens een studie van APCO, een onafhankelijk, wereldwijd opererend communicatieadviesbureau, zegt 83% van de Amerikaanse respondenten dat ze het bijwonen van zakelijke bijeenkomsten en congressen missen, omdat veel mensen vanuit huis werken. En 78% zegt van plan te zijn om zoveel of meer bijeenkomsten bij te wonen wanneer de dreiging van COVID-19 voorbij is en het veilig is.
De nieuwe norm voor de MICE-sector na de coronaviruspiek zal een uitdaging zijn. De ruimte die onze regio’s hebben in de grootste provincie van Nederland biedt ook kansen op het moment dat de markt van het slot gaat. Wees innovatief en begin met visualiseren hoe een bijeenkomst bij jouw locatie eruit gaat zien.
Gebruikte bronnen in dit artikel:
